我会二届五次理事会初次审议了《房地产估价档案管理指导意见（草案）》。会后，秘书处根据理事提出的修改意见，对该指导意见进行了修改，形成了《房地产估价档案管理指导意见（征求意见稿）》。现全文公布，向广大房地产估价师、房地产估价机构公开征集意见。

大家可发送电子邮件（zhangyong@cirea.org.cn）提出意见，也可以将意见寄送中国房地产估价师与房地产经纪人学会(北京市海淀区首体南路9号主语国际7号楼11层，邮编：100048，联系人：张勇)。意见征集截止日期：2014年4月30日。

房地产估价档案管理指导意见

（征求意见稿）

第一条（制定目的和依据）  为加强和规范房地产估价档案管理，保证房地产估价档案完整、真实和安全，促进房地产估价行业健康发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《房地产估价机构管理办法》等法律法规以及国家标准《房地产估价规范》的有关规定，制定本指导意见。

第二条（估价档案的定义）  本指导意见所称房地产估价档案（以下简称估价档案），是指房地产估价机构（以下简称估价机构）和注册房地产估价师（以下简称估价师）在估价活动中获得和形成的具有保存价值的各种文字、图表、影像等形式的资料。

第三条（估价档案管理制度）  估价机构应当建立健全估价档案管理制度，明确一名机构主要负责人主管估价档案管理工作，并指定专人负责实施估价档案管理工作。有条件的估价机构，应当配备专职人员或者设立专门部门负责实施估价档案管理工作。

第四条（分支机构档案管理）  估价机构应当加强对分支机构估价档案的管理，督促分支机构严格执行估价档案管理制度，定期检查分支机构估价档案管理工作。有条件的估价机构，应当将分支机构的估价档案集中到估价机构统一管理。

第五条（档案管理流程）  估价档案管理工作应当包括估价档案的收集、整理、保存、利用和销毁等。

第六条（归档范围）  下列估价资料应当归档：

（一）估价报告，包括封面、致估价委托人函、目录、注册房地产估价师声明、估价假设和限制条件、估价结果报告、估价技术报告、附件；

（二）估价委托书和估价委托合同；

（三）估价所依据的估价委托人提供的资料；

（四）估价对象实地查勘记录；

（五）估价报告内部审核记录；

（六）估价中的重大分歧意见记录；

（七）有重要专业帮助的专业意见。

第七条（保存形式）  估价报告中除估价技术报告以外的部分，以及估价委托书和估价委托合同、估价所依据的估价委托人提供的资料、估价对象实地查勘记录、估价报告内部审核记录、估价中的重大分歧意见记录、有重要专业帮助的专业意见，应当采用纸介质保存。其他估价资料可以采用电子介质保存。

有条件的估价机构，可以将纸质估价档案电子化，同时采用电子介质保存。

估价资料同时采用纸介质和电子介质保存的，两者的内容应当一致；内容不一致的，除有证据证明纸介质的内容确有错误外，以纸介质的内容为准。

第八条（形式和样式的统一）  估价机构对归档的估价资料应当统一形式和样式，保证字迹清楚、影像清晰、页面整洁。

电子估价资料的归档，应当按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2007）执行。

第九条（估价资料移交）  估价资料应当自估价报告出具之日起30日内完成归档。估价机构内任何部门和个人不得拒绝估价资料归档或者将其据为己有。

第十条（估价资料检查）  估价资料归档时，应当检查是否齐全、完整。对于符合归档要求的估价资料，应当及时予以归档；对于不符合归档要求的估价资料，应当完善后予以归档。

第十一条（档案分类方法）  估价档案应当以方便归档管理和查找利用为原则，按照“年度—估价目的—地区”或者“估价目的—年度—地区”等方法进行分类。规模较小的估价机构，分类层次可相应减少。分类方法一经确定，不得随意变更。

第十二条（估价资料立卷）  估价资料应当按照“一个估价项目一档”和本指导意见第六条所列顺序整理立卷，并编制卷内目录、案卷编号，填写备考表、案卷封面和案卷脊背。

第十三条（编制案卷目录和档案索引）  估价档案分类后应当按照年度或者估价目的及时编制案卷目录。估价机构可以采用估价报告编号、估价项目名称、估价委托人等作为关键词编制档案索引。

第十四条（保存场所）  估价机构应当配置适当的场所和必要的装具保存估价档案。电子估价档案应当有专门的存储器，并具有两个以上安全的备份。

第十五条（禁止变动）  估价档案应当有序存放、妥善保管、避免损坏、防止丢失、查找方便。任何单位和个人不得对估价档案的内容进行改动、更换和删除。

对于已归档的估价档案，应当定期进行检查。发现档案毁损或者丢失的，应当按照规定采取补救措施，满足归档要求。

第十六条（保密要求）  估价机构应当制定估价档案查阅办法，明确查阅手续等事项，对估价档案中涉及的国家秘密、商业秘密、技术秘密和个人隐私应当予以保密。

第十七条（保存期限）  估价档案的保存期限自估价报告出具之日起不得少于10年。法律、法规、规章另有规定的，依照其规定。

第十八条（合作项目的档案管理）  两家以上房地产估价机构合作承担同一估价项目的，应当共同协商确定一家房地产估价机构为牵头单位，负责估价项目的档案管理。

第十九条（档案销毁）  估价档案保存期限届满，可以对没有继续保存和利用价值的估价档案进行销毁。

需要销毁的估价档案，应当提取估价报告编号、估价项目名称、估价委托人、估价目的、估价对象、估价结果、估价师等数据。提取的数据应当以电子介质永久保存。

第二十条（档案移交）  估价档案管理人员或者部门发生变动的，应当及时办理档案交接手续。

估价机构分立、合并、终止（包括撤销、解散、破产等），估价档案管理人员应当会同有关单位和人员编制估价档案移交清册，按照下列规定移交档案。

（一）估价机构分立的，应当将估价档案移交承继原房地产估价机构资质的一方；

（二）估价机构合并的，应当将估价档案移交合并后存续或者新设立的估价机构；

（三）估价机构终止的，应当将估价档案移交所属地区档案馆。档案馆根据档案价值确定接收或者有偿代管。

第二十一条（其他情况档案管理）  估价机构对于未完成但已终止的估价项目的估价资料，应当参照本指导意见归档。

房地产咨询等非房地产估价业务档案的管理，参照本指导意见执行。

第二十二条（解释机构）  本指导意见由本会常务理事会负责解释。

第二十三条（施行日期）  本指导意见已经2014年  月  日本会第三届理事会第  次会议审议，自2014年 月日起施行。